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Artigo| Como fazer o UpGrade ISO 9001:2015. Dicas do Consultor

Como fazer o UpGrade ISO 9001:2015.

Dicas do Consultor para alinhar o sistema de gestão da estratégia à operação

Por: Fernando Silva*

É, chegou a hora, o tempo já está no limite para que as empresas façam a transição ou up grade da Gestão da Qualidade ISO para versão 2015. O prazo limite é até setembro de 2018, porém sabemos que as certificadoras recomendam fazer a auditoria com no máximo, 90 dias antes, ou seja até Julho de 2018, é o prazo máximo.

As mudanças, tem assustado muita gente nas empresas, realmente, alguns pontos exigidos na nova versão da norma são bem relevantes, e, considero para melhor.

Resolvi compartilhar algumas “dicas”, pois como consultor há vários anos, e principalmente por já ter vivido todas as transições desde a primeira versão da norma, de 1987/1994 até hoje, e também como auditor, proponho escrever visando ajudá-lo a preparar sua empresa para a transição de forma simples e rápida, porém em alto nível.

Várias empresas já contam com nossa consultoria na transição, e a primeira delas já obteve a recomendação da certificação, destacamos FAE Sistema de Medição S.A., que em menos de três meses realizou a adequação do sistema de gestão e obteve certificação pela DQS de Frankfurt da Alemanha, sem nenhuma não conformidade.

Vamos ao primeiro texto, onde espero te ajudar “a alinhar o sistema de Gestão da estratégia e operação”, que é uma exigência nova para que a qualidade seja uma função estratégica, requeridas na seção “Contexto da organização (seção 4.0)”, onde se destaca principalmente: “a organização deve determinar as questões internas e externas que sejam pertinentes ao seu propósito e estratégia (item ou cláusula 4.1 da norma)”.

Isso significa que a empresa deve, ao definir na sua estratégia, logo, começa a exigir que a empresa precisa ter no mínimo alguma estratégia definida (isso é muito bom, uau!), e ao fazer isso, levar em consideração as necessidades não apenas dos clientes, más também das partes interessadas, o acionista, p. ex. (4.2), e definir o foco da gestão levando em consideração os requisitos das partes interessadas, as questões externas e internas e os produtos e serviços oferecidos, requeridos ao determinar o escopo do sistema da qualidade (4.3).

Dessas cláusulas, a única que exige documentar (manter/reter por escrito) é a clausula 4.3, então, a dúvida de muitos, você deve estar me perguntando, como fazer tudo isso sem documentar?

A solução está realmente em alinhar todos os processos para atender essa questão estratégica, más, surge uma nova dúvida, onde fazer isso?

Tenho recomendado e oferecido uma solução bastante simples, porém bastante eficaz, penso que a simplicidade é que leva ao melhor entendimento das pessoas e por conseguinte, a praticar e chegar a resultados.

Então, recomendaria ao documentar (pode ser numa única folha para substituir o “antigo manual da qualidade”), alinhar o escopo (4.3) informando o que foi considerado (para atender 4.1 e 4.2) com a gestão por processos, requerida na cláusula 4.4. Ou seja, desenhar os processos de gestão, de operação e de apoio integrando todos os processos (vamos chamar isso de mapa de processo empresarial ou do fluxo de valor), da estratégia da empresa à operação levando em consideração os pilares de gestão existentes na empresa.

Ao fazer esse mapa, é aqui é onde se alinha a inter-relação dos processos de toda empresa (fluxo de valor) desdobrando a estratégia em Política (5.2) e seus objetivos (6.2), notar que é importante agora, os objetivos além de serem mensuráveis, deve-se ter um plano de ação para atingi-los, acabou aquela “farra do faz de conta” de definir o objetivo no início do ano, por exemplo, e não propor nada para chegar lá (e no final do ano, revisar tudo. Aqueles casos de indicador “melancia”, verde por fora e vermelho por dentro!)

Outro alinhamento, que se faz neste momento, é desdobrar dos macro-processos do fluxo de valor em unidades de gestão, p. exemplo, em UGB`s (ou unidades gerenciais básicas), indicando em cada UGB, costumo recomendar o mapa de processo de alto nível chamado de “SIPOC”, traduzindo:  Suppliers (Fornecedores) e  Input (Entradas), Process (Processos), Outputs (Saídas) e Customers (Clientes), e indicar neste mapa todas as exigências para atender à operação (8.0), fazendo um link com que os requisitos de gestão, que é de “avaliação desempenho(9.0) e melhoria (10.0)”, estejam alinhados com as exigências de “liderança (5.0) e planejamento (6.0)”, incluído gestão de riscos e oportunidades (6.1).

Você deve estar me perguntado novamente, como?

Também tenho recomendado simplicidade e objetividade, aqui é um momento de buscar eliminar aqueles procedimentos de várias páginas, alinhando o fluxo de valor ao SIPOC e informando no próprio SIPOC, tudo que é exigido em para gerenciar bem um processo, ou seja, responder as seguintes perguntas:

Quem é responsável e qual competência da equipe? Qual(is) é(são) o(s) método(s) ou padrões de execução e monitoramento e, com qual(is) recurso (s) se opera aquele processo?  E finalmente, identificar quais os riscos e oportunidades (RO) de cada processo que podem afetar a entrega (produto/serviço).

Na figura a seguir proponho (observe a simplicidade e facilidade para o pessoal entender seu papel no processo) para atender todos esses pontos por meio do mapa de processo de alto nível SIPOC.

Figura 1: SIPOC –  Mapa de Processo de Alto Nível Polo Soluções.

Você deve estar perguntando, más os riscos e oportunidades, não é tão simples assim? Realmente, aqui surge novamente muitas dúvidas, pois é uma nova exigência da nova versão da ISO, em vários pontos, como em Abordar Riscos e Oportunidades (4.4.1 f), na Liderança ao Abordar Pensamento Baseado em  R&O (5.1 f), Foco no cliente: R&O para Não Conformidade no produto/Serviço (5.1.2), Ações para Abordar R&O no Planejamento do SGQ (6.1), Analise de Eficácia das Ações para abordar R&O em Monitoramento e Medição (9.1.3 e) Eficácia da Ação tomada para R&O como Entrada da Analise Critica da Direção (9.3.2) e também Atualizar R&O em Não Conformidade e Ação Corretiva (10.2 e).

Parecendo complicado, não é? No próximo texto, me comprometo a falar um pouco sobre o tema riscos e oportunidades que é também abrangente e bastante técnico, porém, novamente, tenho recomendado “simplicidade” para chegar lá. Aguarde!

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